4 Dicas para a gestão eficiente de stakeholders


A sobrevivência de um projeto depende tanto do fluxo das tomadas de decisão, quanto do comprometimento constante dos stakeholders. Uma decisão errada ou tomada tarde demais coloca em risco o projeto e os recursos associados a ele, podendo ocasionar perdas monetárias e/ou de posicionamento no mercado.

Projetos não caminham sozinhos. Requerem constantes adequações e acompanhamentos que obrigam stakeholders a se posicionarem regularmente, em um processo de deliberações maduras envolvidas em egos, políticas, flexibilidades e resistências não apenas das instituições, mas das pessoas à frente delas.

Os reflexos das partes interessadas nessas deliberações são peças de um quebra-cabeças desafiador para o Gestor do Projeto. Que precisa gerenciar, em paralelo, os conflitos e dissonâncias entre os interessados.

Na indústria esportiva não faltam exemplos de indecisões de patrocinadores, opiniões divididas dentro de um grupo de trabalho, rompimentos de parcerias e descumprimentos de acordos.

O post de hoje traz 4 dicas para melhorar a Gestão de Stakeholders. Confira!

1/ Ofereça mais de 1 solução coerente

No processo de influência sobre uma decisão a ser tomada, um dos truques é a oferta de várias soluções coerentes. Uma coisa é pedir a alguém para escolher um caminho que você tem em mente. Outra coisa é oferecer duas ou mais rotas como opção, e orientar o seu público ao caminho preferido.

Quando a solução preferida é apresentada como uma das opções a escolher, a probabilidade de o público optar por algum caminho é muito maior do que a recusa total. Um caso convincente e persuasivo é construído com base em fatos e avaliações de impacto, destacando as vantagens e desvantagens de uma escolha sobre a outra. Nesse cenário o Gestor do Projeto pode orientar as partes interessadas relutantes ou conservadoras para o caminho com a abordagem preferida. Se bem planejado, parceiros e patrocinadores podem, na negociação, flexibilizar suas posições e aceitar riscos razoáveis ​​em antecipação de ganhos rentáveis, por exemplo.

Importante deixar claro que não se trata de manipulação, mas sim de uma estratégia de influência cuja finalidade é permitir que um determinado projeto continue seu fluxo natural à realização. Ao flexibilizar a escolha, flexibiliza-se também o caminho que o projeto seguirá.

A personalização da escolha permite, inclusive, a resolução de problemas não detectados em fases anteriores ao lançamento de um projeto. No caso de um erro de orçamento onde o Patrocinador precise entrar com mais verba para assegurar o que havia sido garantido previamente, a solução de não realizar o novo investimento pode vir acompanhada de uma outra opção: reduzir o escopo da entrega, ou ainda, mudar o destino da verba inicial.

Cada cenário tem suas especificidades, e o posicionamento comparativo entre as soluções contribui na influência sobre a decisão do patrocinador. Ainda que o estresse provocado prejudique o relacionamento futuro entre ambos, a agilidade em buscar e propor alternativas para o problema demonstra força e pro atividade do responsável pelo erro.

2/Mensurar, analisar, valorizar

O estado atual dos negócios influencia diretamente a percepção e disposição dos stakeholders em se comprometer a um projeto. Embora nem sempre possamos controlar os preconceitos das partes interessadas, podemos construir ambientes persuasivos de negócios a partir de dados estruturados e fundamentos sobre o potencial futuro do projeto.

Esta comparação do estado futuro contra o estado atual pode assumir várias formas: benefícios de custo, satisfação do cliente, melhorias de processo, melhorias da imagem de marca, redução de despesas / resíduos, Market share, desempenho em vendas, etc..

Claro que é mais fácil prever subjetivamente um futuro melhor. No entanto, ser capaz de quantificar a diferença entre o hoje e o amanhã sempre cria um caso convincente. A apresentação de opções baseadas em dados sólidos confere credibilidade e confiança ao estado futuro que você deseja que os stakeholders abracem.

Nesse cenário, um plano de negócios respaldado por um Benchmarking bem elaborado – e atual – faz toda a diferença em uma reunião com stakeholders. Quando se trata de novos mercados então, uma apresentação que facilite comparações com mercados já conhecidos pode influenciá-los com bastante assertividade, isso se traduzindo na maior probabilidade de eles tomarem uma decisão próxima ao ideal planejado pelo Gestor de Projetos.

No esporte, Gestores de Projetos esportivos poderiam complementar a análise de projeção futura com uma análise precisa do risco sobre a reputação e a marca dos potenciais parceiros à mesa, haja vista o histórico de polêmicas e falácias que o mercado possui. Além disso, benefícios advindos do alinhamento da proposta com o objetivo organizacional de cada stakeholder é uma das questões que carece de desenvolvimento no mercado atual, podendo ser o próximo ponto da curva de crescimento dos patrocínios. Quiçá reduzir a dependência que os esportes têm com empresas estatais.

3/Visualização! Você é o que você apresenta

No final, tudo se resumo a posicionamento. O que poderia ser um “6” para um pode aparecer como “9” para outro stakeholder. Um bom Gestor de Projetos precisa entender que embalagem e apresentação desempenham um papel muito importante na influência das decisões de negócios. O grande chamariz de um projeto depende muito de como se apresenta.

Um PowerPoint é sempre mais envolvente do que planilhas meticulosas ou documentos do Word, desde que haja coerência entre visual e conteúdo. Um gráfico com números visualmente expressivos sempre induz a um maior impacto na mente do público do que números simples. Cada elemento deve ter uma função no cenário que o gestor quer enfatizar na apresentação.

Com relação a conteúdo, focar em tendências e projeções pautadas em dados realistas será sempre recebido com mais entusiasmo do que um gráfico histórico ou dos fatos atuais. As comparações e as previsões de um ano para outro também são melhores vendedores. Dependendo do cenário, pode ser mais impactante mostrar o custo de não fazer nada do que o custo de um reinvestimento.

4/Leitura do contexto e de cada stakeholder

Infelizmente o trabalho do gestor de projetos foge, na sua maior parte, às habilidades técnicas e gerenciais do profissional. Gerenciar stakeholders requer fortes habilidades de liderança e perspicácia para identificar e traduzir as mensagens que políticas de poder e ego costumam ofuscar durante as reuniões. Isso pois stakeholders podem não necessariamente concordar explicitamente com seu plano, mesmo sendo favoráveis. Pior ainda, podem mudar de ideia depois de uma reunião de sucesso.

Nesse processo entra a habilidade do Gestor de manter os stakeholders comprometidos com o projeto. Conhecer as preferências e desconfortos, a maneira de fazer negócios e sua política de gestão fará toda a diferença na construção do relacionamento com o stakeholder.

Daí outro aspecto crucial do trabalho de gestão de projetos: Uma boa equipe! Membros da equipe do gestor podem fornecer visões e percepções diferentes de uma mesma reunião, informações sobre a cultura e os conflitos que prevalecem na organização de um stakeholders, ou até mesmo dicas para a gestão do projeto com menos estresse e obstáculos.

Independentemente, o gestor deve ter a habilidade de se colocar nos sapatos dos seus stakeholders para obter o seu ponto de vista e personalizar as suas tácticas de gestão. Afinal, a gestão das partes interessadas nunca é uma “solução comum a todos”, e os que conseguem adaptar seu método de trabalho ao perfil deles geralmente atingem com mais facilidade o sucesso em seus projetos.

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Crédito Img. Destaque: Pixabay

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